Nous avons réalisé des entretiens et tests utilisateurs auprès de 5 coordinateur·ices afin de mieux comprendre les problématiques rencontrés sur le CRA actuel disponible via Démarches Simplifiés et de répondre au mieux au besoin des coordinateurs avec cette nouvelle version du CRA intégré à La Coop de la médiation numérique.

Voici un résumé des apprentissages lors de cette phase d’enquête et les évolutions apportés au CRA des coordinateur·ices :

1. CRA pas assez représentatif de notre activité : Les coordinateur·ices nous ont rapporté une certaine frustration sur le fait qu’une bonne partie de leur activité n’était pas représentée par l’ancienne version

2. Difficultés de remplissages : Trop long à remplir, pas intuitif et devient très chargé lorsque l’on renseigne beaucoup d’activités lors du trimestre.

3. Export du CRA peu exploitable : De nombreux bugs, export très long, peu utilisable et difficile à valoriser.

4. Confusion entre évènements et partenariats : Parfois pas évident de voir la différence, cela rentre un peu en conflit. Souvent mes évènements sont liés à des partenariats, donc pas évident de savoir dans quoi ranger ces activités.

5. Manque de valorisation du temps dédié à la communication et à l’animation : La communication et l’animation, représentant la majeure partie de l’activité des coordinateur·ices, étaient uniquement mesurées par une estimation d’heures. Les coordinateur·ices ont jugé cela insuffisant et non représentatif de leur activité. Ils rencontraient également des difficultés pour renseigner une estimation d’heures répartie entre la communication et l’animation, les deux étant étroitement liés.

6. Fonctionnement en mode “Projet” : Certain·es coordinateur·ices organisent leur travail en mode “projet”, et ces projets peuvent rassembler des évènements, des partenariats ainsi que des moments d’animation, etc… Ils ont fait part du besoin de pouvoir organiser leurs activités par projets pour plus de cohérence avec leur pratique.

7. Renseigner l’échelon territorial : Certain·es coordinateur·ices ont besoin d’organiser leurs activités par échelon territorial afin de différencier et de reporter leurs activités en fonction de ces différents niveaux d’actions.

1. Comme les CRA des médiateurs numériques, vous pouvez maintenant renseigner vos activités directement dans La Coop de la médiation numérique en cliquant sur le bouton Enregistrer une activité dans la barre latérale de navigation.

2. Vous pouvez renseigner vos activités au fil de l’eau, quand vous le souhaitez, et retrouver votre historique d’activités via l’onglet Mes activités (L’ANCT continuera a analyser vos compte-rendus d’activités en prenant en compte l’ensemble de vos activités complétées à la fin de chaque trimestre.)

3. Au lieu d’avoir un CRA unique pour l’ensemble de vos activités, vous trouverez maintenant un CRA dédié à chaque type d’activité pour que cela soit plus facile à renseigner. Vous avez ainsi 3 types de CRA :

   • Animation (aide, réunion, moment d’échange...)

   • Évènement

   • Partenariat

4. Un CRA animation prend la place de l’activité “Accompagnement des structures et des médiateurs numériques” (Retrouvez plus de détails dans la suite de l’article)

5. Temps dédié à la communication et à l’animation supprimé du CRA : Il est très difficile de mesurer et valoriser avec pertinence la partie communication, il a donc été décider de ne pas intégrer de partie communication dans les CRA, et la partie animation sera mesurée grâce au nouveau CRA animation.

6. Pour les coordinateur·ices qui ont besoin d’organiser/de catégoriser leurs activités, notamment dans le cas de fonctionnement en mode “projet”, vous pouvez ajouter des tags à vos CRA puis les filtrer dans l’onglet Mes activités puis de les exporter.

Si vous souhaitez en savoir plus, retrouvez ici le détail de l’ensemble des évolutions/modifications par types d’activités :

Évolutions notables :

1 - Mieux nommer pour mieux représenter le travail des coordinateur·ices

❌ Problème : De nombreux coordinateurs ont exprimé le fait que l’intitulé de l’activité “accompagnement” ne correspondant pas réellement à leur pratique. Nous avons décidé de créer une activité plus généraliste et représentative de l’activité des coordinateurs : Animation (aide, réunion, moment d’échange...).

💬 Verbatim : “Moi ce que je fais avec les conseillers numériques : échange de pratiques, créer du lien, créer des groupes de travail, mettre en place des projets en communs…”

✅ Solution : Changement de nom du type d’activité : Le CRA animation prend la place du type d’activité Accompagnement des structures et des médiateurs numériques.

2 - Prise en compte des animations réunissant plusieurs types d’acteurs

❌ Problème : On nous a fais part lors des entretiens que souvent les moments d’animation regroupait plusieurs acteurs en même temps (Médiateur·ices numériques / Structures)

✅ Solution : Possible de renseigner une animation réalisée auprès de Médiateur·ices numériques / Structure·s / Autres acteur.trices (Réseau d’inclusion numérique) dans une seule et même activité.

3 - Simplifier la saisie des participants aux interventions

❌ Problème :

• Besoin de pouvoir renseigner des médiateurs qui ne font pas partie de mon équipe, et également en anonyme.

• Chronophage et pas forcément utile de renseigner le nom des médiateurs et/ou des structures accompagnés

✅ Solution : Plus besoin de nommer les médiateur·ices numériques / structures. Il suffit de renseigner le nombre de participants à l’intervention.

4 - Simplifier et préciser les types et thématiques d’animation

❌ Problème : Les champs Type(s) de problématique(s) et Action(s) engagée(s) font parfois doublon, de plus les différents éléments disponibles dans les menus déroulants sont trop nombreux, trop flou ce qui crée de l’incompréhension et différentes interprétations. Besoin de revoir la catégorisation de ces éléments.

✅ Solution : Nous avons totalement revu cette partie, avec 2 champs qui sont permettent de renseigner des informations complémentaires sur l’intervention d’animation que vous avez réalisé :

• Type d’animation (ex : moment d’échange, groupe de travail, réunion…)

• Thématiques d’animation (ex : Échanges de bonnes pratiques / partage d’informations, Soutien technique et/ou organisationnel, Soutien RH…)
  

Détails des changements :

Champs supprimés :

• Nom du/de la/des médiateur/trice(s) numérique(s)

• Nom(s) de la/des structure(s) accompagnée(s)

• Type(s) de structure(s) accompagnée(s)

• Type(s) de problématique(s) > Remplacer par Thématiques d’animation

• Action(s) engagée(s) > Remplacer par Thématiques d’animation

Nouveaux champs :

• Date

• Durée

• Auprès de qui êtes-vous intervenu ?

• Type d’animation

• Qui est à l’initiative de cette intervention ?

• Thématiques d’animation

• Tags spécifiques

Évolution notable :

Toutes les réunions, comités, assemblées générales sont maintenant à renseigner dans un CRA animation. Lors des tests utilisateurs, la majorité ont trouvé qu’il était troublant de renseigner cela comme des évènements.

Détails des changements :

Type d’évènement - éléments supprimés :

• Évènement emploi

• Réunion de service ou de direction

Type d’évènement - éléments déplacés dans le CRA animation :

• Assemblée générale (Ex : conseil municipal, conseil communautaire, conseil départemental, CA d’association)

• Comité technique / de pilotage / partenarial

• Réunion de coordination (coordinateurs, médiateurs et conseillers numériques, préfectures, Hubs...)

Organisé par - éléments modifiés :

• Moi - même > remplacé par Ma structure (moi - même)

• Un consortium > remplacé par Un groupement (Syndicat mixte, consortium...)

• Un syndicat mixte > remplacé par Un groupement (Syndicat mixte, consortium...)

Informations optionnelles ajoutées :

• Nombre de participants à l’évènement

• Échelon territorial de l’évènement

• Tags spécifiques

• Notes sur l’évènement

Évolutions notables :

La possibilité d’ajouter plusieurs structures dans un même partenariat

Détails des changements :

Typologie de la structure partenaire - éléments modifiés :

• Un consortium > remplacé par Un groupement (Syndicat mixte, consortium...)

• Un syndicat mixte > remplacé par Un groupement (Syndicat mixte, consortium...)

• Un opérateur de l’État > remplacé par État (Préfecture, ANCT, Opérateur...)

Informations optionnelles ajoutés :

• Échelon territorial du partenariat

• Tags spécifiques

• Notes sur l’évènement