Mode d'emploi :

1. Remplacez chaque champ signalé [entre crochets] par les informations propres à la location (identités, immatriculation, dates, montants, etc.).

2. Supprimez ou adaptez les clauses qui ne correspondent pas à votre activité (par exemple les catégories de véhicules ou les zones géographiques autorisées).

3. Joignez systématiquement l'état des lieux (annexe 1) et vos conditions générales de location : ce contrat les complète mais ne les remplace pas.

4. Conservez un exemplaire signé par chaque partie.

Une note de prudence juridique figure en fin de document. Lisez-la avant toute mise en service.

Contrat de location de véhicule — courte durée

Contrat n° : [numéro de contrat]

Date d'établissement : [JJ/MM/AAAA]

Lieu : [ville]

Article 1 — Parties au contrat

Le loueur

• Dénomination / raison sociale : [nom de l'entreprise]

• Forme juridique : [SARL / SAS / EI / …]

• Adresse du siège : [adresse complète]

• SIREN / SIRET : [numéro]

• Numéro de TVA intracommunautaire : [numéro]

• Représenté par : [nom, prénom, qualité]

• Téléphone / e-mail : [coordonnées]

Ci-après « le Loueur ».

Le locataire

• Nom et prénom : [nom, prénom]

• Date et lieu de naissance : [JJ/MM/AAAA à ville]

• Adresse : [adresse complète]

• Téléphone / e-mail : [coordonnées]

• Permis de conduire n° : [numéro]

• Catégorie(s) : [B, A, C, …]

• Délivré le : [JJ/MM/AAAA] par : [autorité]

• Date de validité : [JJ/MM/AAAA]

Ci-après « le Locataire ».

Le Locataire déclare être titulaire d'un permis de conduire en cours de validité correspondant à la catégorie du véhicule loué, et atteste de l'exactitude des informations ci-dessus.

Article 2 — Objet du contrat

Le présent contrat a pour objet la location, par le Loueur au Locataire, du véhicule décrit à l'article 3, pour la durée et aux conditions définies ci-après. Il s'agit d'une location de courte durée à titre onéreux, sans transfert de propriété.

Article 3 — Description du véhicule

• Marque et modèle : [marque, modèle]

• Type / catégorie : [voiture / utilitaire / moto]

• Immatriculation : [AA-123-AA]

• Numéro de série (VIN) : [numéro]

• Énergie / carburant : [essence / diesel / électrique / hybride / GPL]

• Puissance : [CV fiscaux]

• Kilométrage au départ : [km]

• Niveau de carburant / charge au départ : [fraction ou %]

• Nombre de places : [nombre]

• Accessoires et équipements remis : [GPS, siège enfant, chaînes, kit de sécurité, …]

• État général constaté au départ : voir annexe 1 (état des lieux).

Article 4 — Durée, lieu de prise en charge et de restitution

• Début de la location : le [JJ/MM/AAAA] à [HH:MM]

• Fin de la location : le [JJ/MM/AAAA] à [HH:MM]

• Durée totale : [nombre de jours / heures]

• Lieu de prise en charge : [adresse]

• Lieu de restitution prévu : [adresse]

Toute prolongation doit faire l'objet d'un accord écrit préalable du Loueur. À défaut, la restitution intervient à la date et au lieu convenus ci-dessus.

Article 5 — Prix, dépôt de garantie et modalités de paiement

• Prix de la location : [montant] € HT, soit [montant] € TTC (TVA [taux] %).

• Kilométrage inclus : [nombre de km / illimité]

• Prix du kilomètre supplémentaire : [montant] € / km

• Options facturées : [détail et montants]

• Montant total à payer : [montant] € TTC

Dépôt de garantie (caution)

• Montant : [montant] €

• Modalité : [empreinte bancaire / chèque / pré-autorisation carte]

• Ce dépôt garantit l'exécution des obligations du Locataire (dégâts, carburant manquant, franchise, contraventions, retards, frais divers). Il est restitué après restitution du véhicule et vérification, déduction faite des sommes éventuellement dues.

Franchise (en cas de sinistre)

• Montant de la franchise : [montant] €

• Le Locataire reste responsable, à hauteur de la franchise, des dommages couverts par l'assurance, sauf rachat de franchise souscrit : [oui / non — montant].

Modalités de paiement

• Moyen de paiement : [carte / virement / espèces dans la limite légale]

• Échéance : [au départ / à la restitution]

• Une facture est remise au Locataire. Elle comporte les mentions obligatoires prévues par la réglementation (voir la remarque sur la facturation en fin de document).

Article 6 — Obligations du locataire

Le Locataire s'engage à :

• utiliser le véhicule de manière raisonnable et prudente, conformément à sa destination et au code de la route ;

• ne pas transporter de personnes ou de marchandises au-delà des capacités autorisées ;

• ne confier la conduite qu'aux conducteurs autorisés listés ci-dessous :

• Conducteur 1 : [nom, prénom, permis n°]

• Conducteur 2 : [nom, prénom, permis n°]

• respecter la zone géographique autorisée : [France métropolitaine / UE / autre]. Toute sortie de cette zone requiert l'accord écrit du Loueur ;

• signaler sans délai toute panne, anomalie ou incident.

Interdictions. Il est notamment interdit :

• de sous-louer ou prêter le véhicule en dehors des conducteurs autorisés ;

• de conduire sous l'emprise de l'alcool, de stupéfiants ou de médicaments incompatibles avec la conduite ;

• de participer à des compétitions, essais ou usages sportifs ;

• de tracter ou surcharger le véhicule hors de ses limites techniques ;

• de fumer dans l'habitacle si mention [oui / non] ;

• de transporter des matières dangereuses ou d'utiliser le véhicule à des fins illicites.

Article 7 — Assurance et responsabilité

Le véhicule est couvert par une assurance de responsabilité civile (assurance obligatoire) souscrite par le Loueur :

• Assureur : [nom]

• N° de police : [numéro]

• Garanties incluses : [RC / vol / incendie / bris de glace / dommages tous accidents]

Le Locataire demeure responsable, dans la limite de la franchise, des dommages causés au véhicule pendant la durée de la location. Les dommages non couverts par l'assurance (négligence, usage prohibé, fausse déclaration, conduite par un tiers non autorisé, etc.) restent intégralement à sa charge.

Article 8 — Sinistres et contraventions

Sinistres. En cas d'accident, vol ou dommage, le Locataire s'engage à :

• prendre toutes mesures pour préserver le véhicule ;

• établir un constat amiable et le transmettre au Loueur dans un délai de [nombre] jours ;

• déposer plainte en cas de vol ou de dégradation par un tiers ;

• ne reconnaître aucune responsabilité au nom du Loueur.

Contraventions. Le Locataire est responsable des infractions commises pendant la durée de la location. En sa qualité de titulaire du certificat d'immatriculation, le Loueur est tenu de communiquer l'identité du conducteur à l'autorité compétente (article L. 121-6 du code de la route). Des frais de gestion administrative de [montant] € par infraction peuvent être facturés.

Article 9 — État des lieux et carburant

Un état des lieux contradictoire est réalisé au départ et à la restitution ; il est annexé au présent contrat (annexe 1) et en fait partie intégrante.

Carburant / charge. Le véhicule est remis avec un niveau de [fraction / %]. Il doit être restitué avec un niveau équivalent. À défaut, le carburant manquant est facturé [montant] €/litre ou [forfait] €, majoré de frais de service de [montant] €.

Article 10 — Restitution, retard et prélèvement de la caution

Le Locataire restitue le véhicule au lieu, à la date et à l'heure convenus, dans l'état constaté au départ, usure normale exceptée.

Retard. Tout retard non autorisé est facturé [montant] € par heure/jour entamé, sans préjudice des autres frais.

Prélèvement sur la caution. Le Loueur peut retenir sur le dépôt de garantie, sur justificatif remis au Locataire, les sommes correspondant à : dommages constatés, carburant manquant, kilométrage supplémentaire, franchise en cas de sinistre, contraventions et frais associés, pénalités de retard, nettoyage exceptionnel. Le solde est restitué au Locataire dans un délai de [nombre] jours.

Article 11 — Protection des données personnelles (RGPD)

Le Loueur, responsable de traitement, collecte les données personnelles du Locataire (identité, coordonnées, permis de conduire, et le cas échéant copie d'une pièce d'identité) aux finalités suivantes : établissement et exécution du contrat, gestion de la caution, respect des obligations légales (assurance, communication d'identité en cas d'infraction), gestion des litiges.

• Base légale : exécution du contrat et respect d'obligations légales.

• Durée de conservation : les données du contrat sont conservées [durée, ex. 5 ans] à des fins de preuve et comptables ; les copies de permis / pièce d'identité, lorsqu'elles sont conservées, le sont pour une durée limitée à [durée] puis supprimées.

• Destinataires : le Loueur, son assureur et, le cas échéant, les autorités compétentes.

• Droits : le Locataire dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition, qu'il peut exercer auprès de [contact / e-mail]. Il peut introduire une réclamation auprès de la CNIL.

La collecte d'une copie de pièce d'identité doit rester proportionnée à la finalité poursuivie (principe de minimisation) et ne doit être conservée que si elle est nécessaire. La CNIL recommande de limiter strictement ce type de collecte et d'encadrer la conservation de ces documents.

Article 12 — Signature électronique

Les parties conviennent que le présent contrat peut être signé sous forme électronique. Conformément au règlement (UE) n° 910/2014 (dit « eIDAS »), une signature électronique ne peut être privée d'effet juridique ni refusée comme preuve au seul motif qu'elle se présente sous forme électronique. Le procédé utilisé vise à garantir l'identification du signataire et l'intégrité du document signé ; le niveau de garantie dépend du type de signature employé (simple, avancée ou qualifiée).

Le Locataire reconnaît avoir pris connaissance de l'intégralité du contrat, de ses annexes et des conditions générales, et les accepter.

Fait à [ville], le [JJ/MM/AAAA].

Le Loueur Le Locataire

[nom, prénom, qualité] [nom, prénom]

Signature : [________] Signature : [________]

Annexes

• Annexe 1 — État des lieux contradictoire (départ / restitution).

• Annexe 2 — Conditions générales de location.

Remarque sur la facturation

La facture remise au Locataire doit comporter les mentions obligatoires prévues par le code de commerce et le code général des impôts, notamment : identité et adresse des parties, numéro d'identification (SIREN/SIRET) et, le cas échéant, numéro de TVA intracommunautaire, date de la facture, numéro unique de facture, désignation de la prestation, montants hors taxes et toutes taxes comprises, taux et montant de TVA, ainsi que les conditions et échéances de règlement.

Une réforme de la facturation électronique entre entreprises assujetties à la TVA (relations « B2B ») est en cours de déploiement en France. Selon le calendrier prévu à ce jour :

• l'obligation de recevoir des factures électroniques s'appliquerait à toutes les entreprises assujetties à la TVA à compter de septembre 2026 ;

• l'obligation d'émettre des factures électroniques concernerait d'abord les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (septembre 2026) ;

• puis les petites et moyennes entreprises, ainsi que les micro-entreprises, à compter de septembre 2027.

Ces échéances sont susceptibles d'évoluer : il convient de vérifier le calendrier applicable à jour auprès des sources officielles (administration fiscale). Les factures électroniques concernées devront respecter un format structuré ou hybride, par exemple Factur-X (fichier associant un PDF lisible et des données structurées en XML), UBL ou CII. Ces obligations portent sur les factures entre entreprises et ne visent pas, en principe, les factures adressées à des particuliers.

Note de prudence juridique

Ce modèle est fourni à titre informatif et pédagogique. Il n'est pas exhaustif et ne constitue pas un conseil juridique. Chaque activité de location comporte des spécificités (type de véhicules, clientèle, assurances, obligations réglementaires) qui peuvent nécessiter des clauses complémentaires ou différentes. Avant toute utilisation, il est recommandé de faire valider et adapter ce contrat par un professionnel du droit. Ce modèle ne dispense pas le loueur d'établir et de communiquer ses propres conditions générales, ni de respecter la réglementation applicable (droit de la consommation, assurance obligatoire, protection des données, règles de facturation en vigueur).