Comme pour tous les domaines, il y a des aspects législatifs à respecter pour les reconditionneurs.

La gestion du matériel considéré comme un déchet est complexe (Modalités de gestion des déchets d'équipement électriques et électroniques : Articles R543-200 à R543-200-1).

Ainsi, si le matériel est cédé au reconditionneur, il s’agit, au sens légal d’un réemploi (article L541-1-1 - Code de l'environnement) et non d’une réutilisation (Article L541-1-1 - Code de l'environnement).

À noter que les textes législatifs, hors code de l'environnement, se mélangent parfois dans la dénomination…

Le réemploi a des règles bien plus souples et ne nécessite pas de précaution particulière (ni déclaration quantitative, ni CERFA d’acquisition…).

Les termes « reconditionné » et « produit reconditionné » sont qualifiés légalement.

Décret n° 2022-190 du 17 février 2022 relatif aux conditions d'utilisation des termes « reconditionné » et « produit reconditionné ».

Même en association ou dans les centres sociaux, les reconditionneurs sont soumis à la « concurrence déloyale ».

Cela est régi par le « Code de commerce », plus spécifiquement le LIVRE IV : De la liberté des prix et de la concurrence. (Articles L410-1 à L490-14).

Pour éviter la concurrence, il y a plusieurs moyens simples, comme demander une adhésion qui permet l’accès à un ordinateur et n’est donc pas une vente.

À noter qu’une adhésion peut dépendre des revenus, contrairement à une vente.

On peut aussi fournir des services différents, comme un accompagnement gratuit, une autonomisation des bénéficiaires…

Éviter les ventes permet à une association de rester dans un cadre non marchand, de ne pas payer des impôts si la part marchande est trop importante, de rester considérée comme « à but non lucratif ».

Les impôts peuvent contacter un reconditionneur concernant « les impôts sur les sociétés collectivités publiques ou privées agissant sans but lucratif ». (CERFA n° 2070 K)

Un simple courrier peut être fait en retournant le CERFA barré et avec un courrier indiquant « dans le cadre de notre activité de reconditionnement et don de matériel informatique, nous ne sommes pas assujettis à l'impôt sur les sociétés. En effet, notre association n’a pas de revenus de capitaux mobiliers, ni revenus fonciers, ni bénéfices agricoles ou forestiers et nous exerçons une activité non lucrative. ».

Souvent les petites structures de reconditionneurs peuvent appliquer l’article 293 B du CGI avec une TVA non applicable à mentionner sur les factures.

L’article 293B du Code général des impôts (CGI) prévoit pour les entreprises, “une franchise qui les dispense du paiement de la taxe sur la valeur ajoutée” sous certaines conditions, notamment de chiffre d’affaires.

Les critères exacts se trouvent dans le Code général des impôts, article 293 B.

Une association d’intérêt général est un organisme autorisé à émettre des reçus fiscaux à ses donateurs permettant de bénéficier de réduction d’impôts.

Cela facilite grandement les dons financiers d’entreprises locales, de particuliers et d’ordinateurs.

Si la demande n’est théoriquement pas obligatoire pour bénéficier de ce statut en cas de respect des critères, c’est fortement conseillé. La demande se fait auprès de la « direction départementale des finances publiques » (DDFIP).

Le règlement 2024/1781/UE établissant un cadre pour la fixation d'exigences en matière d'écoconception pour des produits durables, fixe certaines règles.

Ainsi, l’identification unique des produits est un élément fondamental pour ce qui est de permettre la traçabilité tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

La provenance, la date, l’identifiant unique et les coordonnées de la personne bénéficiaire sont donc nécessaires.

La traçabilité permet aussi d’éviter des dons de matériel recelé, potentiellement à l’insu des deux parties, mais qui questionnera dans le cas d’une enquête.

La traçabilité n’est guère possible dans le cadre d’un ordinateur « vampirisé », mais on peut indiquer qu’il a servi comme pièce détachées.

La DoD 5220.22-M (ou la norme DoD) est l'une des spécifications d'effacement de données les plus utilisées.

Certains logiciels payant garantissent cet effacement. La direction des systèmes d'information (DSI) sera assez connaisseuse pour apprécier une commande « shred » à trois passes ou « wipe ».

Cependant, si ce point questionne souvent les donateurs, les DSI de grandes entreprises effacent généralement le matériel avant les dons.

Le règlement général sur la protection des données (RGPD), entré en application le 25 mai 2018, reprend les grands principes déjà présents depuis 1978 dans la loi Informatique et Libertés.

Le texte abandonne la logique basée sur les déclarations à adresser à la CNIL pour privilégier une logique de responsabilisation des acteurs utilisant des données personnelles. En contrepartie, les organismes doivent s’assurer que leurs fichiers et services numériques sont, en permanence, conformes au RGPD. Cela nécessite de tenir à jour une documentation des actions menées afin de pouvoir démontrer le respect des règles et notamment :

• recenser les fichiers (traitements) et tenir à jour le registre les détaillant ;

• encadrer la sous-traitance des traitements ;

• garantir la sécurité des données ;

• organiser la réponse aux demandes d’exercice des droits venant des personnes dont les données personnelles sont traitées ;

• informer la CNIL, voire les personnes concernées, des violations éventuelles de sécurité de données personnelles (par exemple la perte de document ou les failles de sécurité) ;

• effectuer dans certains cas des analyses d’impact sur la vie privée (AIPD) pour certains fichiers à risques.